Máme 24 hodín denne. Ako je možné, že niektorí dokážu vyťažiť maximum z každej minúty svojho dňa? Odpoveďou je efektívny Time management, vďaka ktorému si zorganizujete svoj pracovný čas tak, aby ste toho stihli urobiť čo najviac.
Čas sa nedá spomaliť, ani zrýchliť. Neostáva vám nič iné, len ho prijať taký, aký je. Môžete si ho však zorganizovať tak, aby ste spravili toho čo najviac. Správny Time management vás k tomu priblíži. Ak ho budete mať správne nastavený, budete si vedieť určiť priority a ciele, ktoré budete dosahovať. Hoci na začiatku to nie je jednoduché, odmenou bude menej stresu, radosť z dosahovania cieľov a viac času pre svoju rodinu a kamarátov.
Staňte sa pánmi svojho času vďaka nasledujúcim tipom.
Identifikujte zlodejov času
Jeden z najzávažnejších prekážok a dôvodom, prečo je dosiahnutie vašich cieľov v nedohľadne. Ak chcete odstrániť zlodejov času, v prvom rade si ich treba uvedomiť. Môže byť za tým čokoľvek. Možno je na vine niečo, čo nedokážete ovplyvniť, alebo sa za tým skrýva vlastné správanie či návyky. V tom prípade ich môžete zmeniť.
Zlodeji času, ktorí vás môžu brzdiť:
- Nejednoznačné plánovanie
- Neohlásené návštevy a nepredvídané rozhovory
- Dlhé porady
- Lenivosť
- Nedostatok sebadisciplíny
- Slabšia komunikácia s vedením
- Nereálne ciele
- Nejednoznačné smerovanie
- Prepracovanosť
- Nejasná perspektíva
TIP: Čas, ktorý venujete určitej činnosti môžete sledovať v aplikáciách ako RescueTime či Toggl. Vďaka ním zistíte, čomu venujete zbytočne veľa času a naopak, čo si zaslúži väčšiu pozornosť.
Naplánujte si úlohy dopredu
Jednou z najhorších vecí, ktoré môžete urobiť, je zobudiť sa na začiatku dňa bez akéhokoľvek plánu. Namiesto toho, aby ste sa sústredili na to, čo je potrebné spraviť, len bezcieľne blúdite a staráte sa o triviálne veci.
Aby ste tomu predišli, naplánujte si veci:
- Noc predtým – Než opustíte kanceláriu, strávte posledných 15 minút tým, že si zostavíte zoznam najdôležitejších úloh na zajtra.
- Ráno – Počas rannej rutiny si zapíšte 3 alebo 4 najdôležitejšie úlohy, ktoré je potrebné vyriešiť už dnes a zaoberajte sa nimi, keď ste najproduktívnejší, teda v ranných hodinách alebo doobeda.
Čo sa týka plánovania všeobecne, robte tak postupne od najväčších celkov po najmenšie, čiže od osobnej vízie po denný plán.
Postup pri plánovaní času:
- Stanovte si osobné kľúčové oblasti.
- Pre každú kľúčovú oblasť si stanovte konkrétne, merateľné ciele.
- Každému cieľu priraďte úlohy, teda postup na dosiahnutie cieľa.
Venujte rána najnáročnejším úlohám
Mark Twain to dobre vystihol: „Ak je vašou úlohou zjesť žabu, najlepšie je urobiť to hneď ráno. Ak by ste mali zjesť dve žaby, dajte si najprv tú väčšiu.“ Tak to platí aj v pracovnom živote. Ráno by ste sa mali venovať najväčším a najnáročnejším úlohám dňa. Ide o efektívny trik, ako toho počas dňa spraviť čo najviac.
Najviac energie máte zvyčajne v ranných hodinách, preto je dobré riešiť náročné úlohy v tejto časti dňa, keďže nie ste vyčerpaní a unavení. Príjemným bonusom je pocit úspechu po vyriešení úlohy na začiatku dňa. Ten vás motivuje k vykonaniu ďalších úloh, ktoré pre vás nebudú prekážkou.
Nastavte si časový plán
Stanovenie časového limitu pre každú úlohu vám zabráni rozptyľovať sa inými vecami alebo to donekonečna odkladať. Napríklad, ak chcete napísať článok na svoj blog, vyhraďte si naň 2 hodiny. Ak začnete o 8:00 hod, napíšte článok do 10:00 hod.
Používajte to-do listy
Všetky projekty sa skladajú z menších častí, ktoré je potrebné splniť, aby ste dosiahli cieľ. Vytvorte si zoznam úloh pre každý cieľ so zoznamom všetkých merateľných krokov, ktoré je potrebné vykonať. Keď ich uvidíte spísané na papieri, budete motivovaní. Budete vidieť čierne na bielom, čo ste už dosiahli a čo by ste mali ešte splniť.
Naučte sa delegovať
Hoci sa to nezdá, delegovanie môže byť ťažšie. Prenechať niekomu inému svoju prácu nie je jednoduché. Treba sa rozhodnúť, čo je možné delegovať, určiť tú správnu osobu a následne jej dať jasné inštrukcie a definovať časový plán. Ak sa vám to podarí, môžete si užívať viaceré výhody, ktoré prináša delegovanie.
Benefity delegovania práce:
- Úspora času
- Vykonanie viacerých úloh za kratší čas
- Nové nápady a prístupy
- Ľahšie hodnotenie pracovníkov
- Rast manažérskych schopností
- Vedomie z dobre vykonanej práce
Nerozptyľujte sa
V dnešnej dobe je ľahké venovať pozornosť nielen úlohe, ktorú treba vyriešiť, ale aj iným veciam. Medzitým, ako riešite dôležitý projekt, si skontrolujete svoj mobilný telefón, alebo počas telefonovania myslíte na e-maily, ktoré treba vybaviť. Výsledok je vždy rovnaký. Nikdy nie ste v plnom rozsahu zapojení do úlohy, ktorej venujete svoj čas a energiu. Tým, že sa rozptyľujete inými vecami, vám nakoniec trvá dvakrát dlhšie vyriešiť úlohu.
Najlepším spôsobom, ako venovať maximum pozornosti na jeden projekt je odstránenie akýchkoľvek iných vecí, ktoré by vás mohli zbytočne rozptyľovať.
TIP: Ak sa venujete dôležitému projektu, nechajte mobilný telefón radšej v inej miestnosti. Ide o spôsob, ako sa viac sústrediť na prácu a zabrániť tomu, že bude hotová len čiastočne, príp. vám bude trvať dlhšie.
Zmeňte svoj rozvrh
Tak jednoduché a pritom účinné. Ak sa napríklad každé ráno prebúdzate o 8:00, skúste urobiť zmenu a vstaňte o hodinu skôr. Alebo namiesto vyspávania cez víkendy vstaňte tak, ako cez pracovné dni. Ak ešte k tomu znížite čas, ktorý venujete sledovaniu televízie, zrazu nebudete vedieť ako, ale budete mať viac času na iné povinnosti.
Nezabúdajte na prestávky
Po ukončení jednej úlohy hneď začať ďalšiu sa môže zdať ako skvelé riešenie a dobré využitie času, ale v skutočnosti má opačný účinok. Potrebujete čas, aby ste si vyčistili myseľ a dobili baterky. Ľudský mozog sa totiž dokáže sústrediť vkuse len 90 minút. Bez prestávky je ťažšie zostať sústredený aj naďalej. Spravte si medzi jednotlivými úlohami ideálne 25-minútovú prestávku.
TIP: Využite prestávku na prechádzku, meditáciu alebo si zacvičte jogu.
Zorganizujte si administratívu
Priemerný dospelý človek každý rok strávi 2,5 dňa hľadaním dokumentov a papierov, ktoré potrebuje na vykonanie určitej úlohy. Jediný pohľad na váš stôl prezradí, či máte svoj čas pod kontrolou. Nedovoľte, aby sa vám papiere hromadili na stole. Majte ich prehľadne zoradené a roztriedené. Vytvorte si systém správy dokumentov a majte poriadok na svojom pracovisku. Ušetrí vám to kopu času.
Používajte online kalendár
Okrem klasického diára sú kalendáre odjakživa základným nástrojom na riadenie času. Online kalendáre to posunuli na ďalšiu úroveň. Máte k nim prístup z viacerých zariadení, ľahko si naplánujete stretnutia, nastavíte pripomienky a upozornenia a plánujete si nové veci. Kedykoľvek, 24 hodín denne 7 dní v týždni je vám k dispozícii.
TIP: Dobrý je Google kalendár, Apple kalendár alebo kalendár v programe Outlook.
Postupujte podľa pravidla 80-20
Parettov princíp známy tiež ako pravidlo 80-20 naznačuje, že 80% výsledkov pochádza z 20% vynaloženého úsilia. Dá sa to uplatniť aj v praxi. Uvedomte si, že niekedy sa jednoducho nedá všetko zvládnuť. Čas je nemenný, nedá sa zväčšiť, preto sa treba rozhodnúť, čo spraviť a čo nie.
Pozrite sa na svoj zoznam úloh a pokúste sa vyriešiť najdôležitejších päť z nich. Pomocou tohto princípu pravdepodobne vylúčite mnohé úlohy zo zoznamu. Hoci to znie zvláštne, no keď budete tlačení nedostatkom času, naučíte sa rozoznať tie najdôležitejšie úlohy, ktoré by mali byť splnené.
Nesnažte sa o dokonalosť
Ak ste perfekcionista, nikdy nič nebude pre vás dosť dobré. To znamená, že sa budete neustále vracať k tej istej úlohe. Je jasné, že váš deň takýmto spôsobom nebude moc produktívny. Prestaňte byť dokonalí. Dokonalosť neexistuje. Urobte, čo môžete a čo je vo vašich silách a choďte ďalej.
Povedzte „nie“
Nechcete byť s nikým za zle. Ale verte tomu, že dotyčný to zvládne. Odmietnite pozvanie na večeru, ak naozaj nemáte voľný čas.
Ako ešte viac ušetriť čas?
- Pýtajte sa často počas dňa: „Je to, čo robím alebo budem robiť skutočne to, čo ma posunie bližšie k svojmu cieľu?“
- Prehodnoťte svoje ciele každé tri mesiace. Tak, ako sa mení svet, menia sa aj naše ciele.
- Pre každú úlohu si dajte deadline (dátum ukončenia).
- Ak budete pri telefonovaní stáť, skrátite tým konverzáciu.
- Využite čas čakania zmysluplnejšie, napr. plánovaním alebo počúvaním audiokaziet.
- Venujte plánovaniu približne 8 minút denne. Jeden prieskum zistil, že tým získame 1 hodinu denne navyše.
- Každý papier, ktorý potrebujete vybaviť, chyťte do ruky len raz. Potom ho zahoďte.
- Buďte realisti a počítajte s tým, že nikdy nestihnete úplne všetko.